Messen und Events in Kombination mit dem Tagesgeschäft stellen gerade für kleinere Unternehmen oft eine kaum überwindbare zeitliche Herausforderung dar. Mit diesen Tipps wird es Ihnen gelingen, sowohl mit der ganzen Belegschaft auf dem Messestand zu sein und dabei den betrieblichen Alltag nicht aus dem Auge zu verlieren.
Tagesgeschäft – Chaos und Erfolg sind auf Messen (un-)kontrollierbare Gegensätze
Das Dilemma von Einzelkämpfern ist, dass man nicht gleichzeitig im Laden stehen kann, ans Telefon gehen kann und „nebenbei“ noch auf dem Messestand seine neuesten Produkte und Dienstleistungen professionell präsentieren kann. Kaum überraschend ist, dass es ein schmaler Grad zwischen Überforderung und chaotischem Messeauftritt ist. Um sich auf dem Messestand nicht zusätzlichen Stress auszusetzen, ist dringend Hilfe im Unternehmen notwendig. Das Tagesgeschäft lässt sich nicht nebenbei abwickeln.
Aus dieser Zwickmühle gibt es keinen einfachen Ausweg. Unternehmer können aber Vorsorge treffen, dass eine Messebeteiligung das Geschäft nicht unnötig stark belastet.
Erreichbarkeit muss gegeben sein
Ein Grundpfeiler den Messeauftritt ergänzend zum Firmenalltag zu meistern, ist, dass jemand in Ihrer Firmenzentrale ans Telefon geht, Post und Pakete annimmt und Kundenwünsche aufnimmt. Falls es sich nicht anders einrichten lässt, ist eine Aushilfskraft ausreichend. Ob Familienmitglied oder professionelle Sekretärin, ist erst einmal zweitrangig. Es geht nicht darum, um auf Kundenfragen direkt eine Antwort zu wissen, sondern Notizen anzulegen und den Kunden bzw. Interessenten darauf hinzuweisen, dass Sie auf einer Messe sind und sich bei ihm melden.
Damit obiger Prozess reibungslos über die Bühne geht, lassen Sie sich alle relevanten Informationen per Email zukommen – inklusive Rückrufnummer des Anrufers. So können Sie zu festgelegten Zeiten den Messestand verlassen und von einem ruhigen Ort Ihre Kontakte an einem Rutsch abarbeiten. Achten Sie darauf, dass Umgebungslärm unprofessionell wirkt und in einem Telefonat mit Kunden und Interessenten nichts verloren hat.
Smartphone, Tablet oder Laptop mit entsprechender App bzw. Software, welche Ihnen den Empfang von Emails garantiert, ist natürlich Grundvoraussetzung.
Messeteilnahme frühzeitig ankündigen
Von hoher Professionalität und mit großem Verständnis reagieren Ihre Kontakte, wenn Sie Ihre Abwesenheit frühzeitig ankündigen. Am besten per Email und dazu noch Hinweise im Büro oder der Verkaufsfläche anbringen. Ein kluges Einladungsmanagement ist oftmals Basis für eine erfolgreiche Messebeteiligung.
Da Sie ein schlauer Kaufmann sind, werden Abwesenheitsankündigungen und Einladungen zu dem entsprechenden Event kombiniert. Aus einem öden „Wir sind wegen Messeteilnahme nur bedingt erreichbar“, kann auch werden: „Wir weisen Sie darauf hin, dass wir auf der XY-Messe ausstellen – besuchen Sie uns dort! Haben Sie Verständnis, dass wir während dieser Zeit nur eingeschränkt im Unternehmen verfügbar sind“.
Auch sehe ich es als Ihre Pflicht an, im Vorfeld der Messe auf Angeboten und Rechnungen entsprechen Einladungen zu platzieren; ebenso in Emails und in den sozialen Medien – vergessen Sie Ihre Website bei dieser Gelegenheit nicht.
Informationen sind Ihr Trumpf
Unter Umständen haben Sie, wenn die ganze Belegschaft außer Hause ist, keinen Zugriff auf Ihre Daten. Bei dringenden Rückfragen zur Auftragsabwicklungen, Ausschreibungen oder Kalkulationen ist dies verheerend.
Um dieses Malheur zu umgehen, können Sie einerseits die Daten in eine Cloud legen, wobei hier die Sensibilität gegenüber dem Datenschutz abgewogen werden muss.
Als Alternative können Sie mit ein wenig Aufwand ein sogenanntes „Virtual Private Networks“ (VPN) einrichten, welches es Ihnen ermöglicht von unterwegs auf Daten im Firmennetz zuzugreifen. Voraussetzung ist die Installation eines speziellen Routers, der zwischen Internetzugang und dem Computer beziehungsweise Server im Büro installiert wird. Mit einer Software (VPN-Client) können Sie so mit dem Laptop eine sichere Verbindung auf in die Firma aufbauen – auf der Messe reicht ein gewöhnlicher Internetzugang. Die Einrichtung sollten Sie einem Spezialisten anvertrauen, so dass die Verbindung auch wirklich sicher und abhörsicher ist. Kalkulieren Sie mit Kosten (ohne Installation) von 500 €.
Messe endet nicht mit dem Abbau
Kalkulieren Sie für die Nachbearbeitung der Messekontakte genügend Zeit ein. Ein finanzielles Desaster ist, wenn die mühsam geknüpften Kontakte nach der Messe nicht die gewünschten Angebote und sonstigen Vereinbarungen innerhalb weniger Tage erhalten. Ihre Mitbewerber warten nur auf solch eine Vorlage.
Auch wenn manch einem nach Arbeitslager anmutet, gewähren sie Ihren Mitarbeitern nicht unmittelbar nach der Messe Freizeit oder Überstundenabbau. Zuerst das Messenachbearbeitung, dann Erholung!
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
Ihr
Christian Junius
Über die Fähigkeiten der Prospektständer auf Messen, Events und als Standalone-Lösung habe ich mich schon öfters ausgelassen. Bei richtigem Einsatz sind die Prospekthalter mehr Wert als manch ein menschlicher Kollege.